《搞定:无压工作的艺术》

[微风]关于作者

戴维·艾伦,美国著名的管理思想家,时间管理领域的世界级权威,GTD 时间管理方法的创始人,被《福布斯》评为美国最优秀管理专家之一。作为一名行政管理培训专家和教育家,他拥有20多年丰富的管理经验,被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一,并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。

[微风]关于本书

时间管理领域的经典名作,首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法,帮助我们解除精神负担,保持大脑良好状态,轻松高效完成工作。

[微风]核心内容

GTD 时间管理体系认为,时间管理的关键,不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率,它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担,帮助大脑保持轻松愉快的状态,从容地面对繁重工作。

[微风]内容简介

我们在工作中基本都会遇到工作量繁重,但是时间、精力又有限的情况,这给我们带来很大压力。你可能一天要写上百封电子邮件,也可能同时在几十个微信群里回复信息,在这种状态下,你的工作状态很难达到最好,还会影响生活的幸福感,所以,越来越多的职场人需要学会时间管理方法。

那么,我们到底要怎么样做时间管理。时间管理管什么?我们用时间管理,想要获得什么样的结果?这些在《搞定Ⅰ:无压工作的艺术》这本书里都给出了很好的答案。

这本书理论体系的关注点,并不仅仅在于通过技术性安排日程来提高工作效率,作者非常深刻地抓住了时间管理的本质目标,那就是管理内心焦虑和精神负担,帮助大脑保持轻松愉快的状态,从容地面对繁重工作。这也是《搞定》这本书的副标题所揭示的信息,它追求一种轻松无压力的工作状态。

[威武]这本书主要包括以下三个重点:

一,GTD 方法认为,时间管理的核心目标在于通过外部工具解除精神负担,保持大脑轻松愉快;

二,如何通过横向管理方法,妥善管理工作流程,建立属于自己的工作计划系统;

三,如何通过纵向管理方法,处理重点工作项目。

[炸鸡腿]第一部分

在社会运转速度越来越快的情况下,人们面临的工作压力越来越大,也越来越普遍,这才产生了对于时间管理技术的迫切需求。不过,人们进行时间管理的基本工具仍然是备忘录、时间表、日程表、工作计划这些东西,很多现代的时间管理学流派,也就将注意力集中在了工作计划上,将时间管理的目标设定为更好地制定工作计划,通过组织整理、统筹优化或是选择优先事项等具体方法,让你的日程变得条理清晰,然后妥善执行计划,达到避免遗漏、提高工作效率和质量的目标。

不过,相比这些流派,戴维·艾伦的 GTD 方法考虑问题要深刻很多。它并不是不重视工作计划,而是在一开始就关注了这样一个根本性的问题:备忘录、时间表、日程表、工作计划,弄出这些东西的目的是什么?只是为了把你杂乱无章的工作任务整理出来吗?GTD 方法并不这么想。它认为,你弄出工作计划,进行时间管理,归根结底是要通过外在的工具和技术,将那些可能让你心烦意乱的工作安排,从你的大脑里移出去,让你的大脑保持轻松愉快,以这种良好的状态去一项一项面对具体的工作内容。只有轻松愉快的状态,才能让你提高工作效率和质量。

GTD 方法做出这样的论断,是基于什么样的理论基础呢?是基于戴维·艾伦对人类大脑弱点的认识。这里面有长期的经验判断,也有脑科学和认知科学的研究成果。虽然人类的大脑极其复杂精巧,但它也并不是无所不能的,也有很多局限。其中一个非常重要的局限,就是大脑很难一边思考,一边记忆。虽然我们常常说理解性记忆比死记硬背要强,就像是小学生背古诗,如果通过思考先想清楚诗句含义,肯定比囫囵吞枣生背效果好,但是,思考和记忆其实不是同时完成的。对你的大脑来说,如果要保持强大的思考能力,去应对工作任务,就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。举个例子来说,如果你一边处理工作任务,一边还要绞尽脑汁去回忆,明天要处理的任务老板是怎么交代的,或是还要去纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成,这种状态难免会让你精神紧张,工作效率和质量也就难以保证了。这就是 GTD 方法要避免的一种状态。

对于人类大脑的这个特性,用电脑来打个比方就更清楚了。电脑用于运算的核心部件是中央处理器,也就是 CPU,然后有个部件和 CPU 相连,叫做随机存储器。需要运算的数据在输入 CPU 之前,以及运算结果从 CPU 输出之后,都需要在随机存储器里短期存储一下。但是,随机存储器不能堆积太多的数据,如果它被填满了,CPU 的运算能力就会急剧下降。手机的情况和电脑是相似的,而人类大脑也是如此,昨天的任务没有处理完,明天的任务需要明确细节,这些占用记忆资源的内容如果堆积过多,就会严重影响大脑的思考能力。

很多时候,繁重琐碎的工作任务之下,让你产生巨大精神压力的,其实主要是事情缠夹不清、搅和在一起的状态。很多时候,工作本身即便有挑战性,如果只需要面对手头的这个任务,其实也还算可以忍受。但如果在处理手头任务的时候,还要想着昨天没弄完的任务怎么收尾、或者明天的任务怎么开头,这种感觉就太可怕了。因此,在繁重琐碎的工作压力下,时间管理的核心目标,就是将这些导致精神紧张、影响大脑思考能力的内容统统赶出大脑,让你不用考虑昨天和明天,始终只需要面对今天的事情,面对手头的工作任务。你的状态比较轻松,注意力比较集中,也就更能够提高工作的效率和质量。

那么,把它们从大脑里赶到什么地方去呢?看看电脑的例子,其实很简单。对电脑来说,要保持 CPU 的思考能力,避免随机存储器被数据填满,就需要不停地将数据从随机存储器转移到硬盘里去。硬盘的功能就是存储和记忆,它来做专业的事情,就可以把 CPU 解放出来,专心致志地完成思考和运算任务。对照电脑的安排,你也应该给你的大脑找一个属于它的硬盘。GTD 方法认为,将工作任务分门别类整理妥当,放在一个内容详细、逻辑性强的工作计划系统中去,就相当于将数据转移到硬盘里存储,为大脑留出充分的思考空间。

衡量这样的一个工作计划系统是否成功,并不在于载体和形式,最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果,其中的关键是,将工作任务整理到这个系统里去之后,你是否真的可以在大脑里摆脱它们。如何才能摆脱呢?有两点要注意。

第一,昨天的工作任务一定要按计划完成,除了那些自己不能控制的特殊情况之外,不应该留下尾巴。昨天的工作留下尾巴,在脑海里挥之不去,就会影响今天的状态。而且,工作留尾巴还有另外一层危害:我们大脑的状态会受到情绪的影响,你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候,就相当于在做一个自我承诺,工作没有按计划完成,就相当于自我承诺没有实现,虽然没有外人来惩罚,但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感,这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担,所以要尽量避免制定不切实际的工作计划,充分考虑自己的能力和任务难度。

第二,明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候,一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能,就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘,意思就是说,你的大脑即使忘了也没关系,因为整理到外脑里的信息是充分的,等到需要的时候,看一眼就可以动手干活。

[炸鸡腿]第二部分

除了提出原则之外,GTD 方法也提供了一整套具体的操作流程,就是如何通过横向管理方法,妥善管理工作流程,建立属于自己的工作计划系统。

GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段,五个阶段循序渐进,构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。五个阶段的步骤依次包括:第一,收集,要收集一切与工作相关的事务与信息;第二,理清,要理清每个项目的意义和相关措施;第三,整理,要组织整理形成工作清单,提出选项;第四,回顾,要进行思考回顾,保障系统的有效运行;第五,执行,要着手行动,全身心地投入工作中。

这五个步骤并不复杂,我们在每天日常的工作和生活中,可能已经不自觉地运用了这套方法。设想这样一种情形,朋友前来拜访,你准备给他做顿饭,而这个时候厨房里一团糟,你会怎么处理呢?首先,你要确定所有需要妥善放置的东西,食材、调料、厨具、垃圾,这一步是收集;然后,你决定哪些要扔掉,哪些要留在原处,哪些应当重新摆放,这一步是理清;接下来,你根据要做的菜,将不用的东西放回冰箱和柜子,要用的东西摆放在顺手的地方,青菜放在水池中清洗,垃圾扔进垃圾桶,这一步是整理;然后你核对一下准备的食谱,看看手头材料和工具是否齐备,这一步是回顾;最后,点火,起锅,开始做饭,这一步就是执行。

[炸鸡腿]第三部分

你在运用横向管理方法整理工作计划的时候,有时会遇到一些相对复杂和棘手的工作,需要集中力量突破,还需要经历不同的处理步骤。GTD 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为项目,项目往往是你工作日程中的重点和难点。同时,GTD 方法也提供了针对这类重点工作项目的操作指南。如何通过纵向管理方法,处理重点工作项目。这种方法符合大脑处理工作的自然过程,也称为自然计划法。

纵向管理方法也分为五个步骤。

第一步是定义目标和原则,既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标,也要明确在处理这项工作项目的过程中,你所遵循的原则和价值观。

第二步是展望结果,描绘前景。工作项目成功之后,将会是一幅什么样的景象,你应当在大脑里清楚勾勒出来,而且能用语言清晰描述出来。

第三步是头脑风暴。有了目标,有了关于未来成功的景象,在足够放松的状态下,你的大脑就开始自动运转,产生一个一个的想法,这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具,帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果,比如这几年我们耳熟能详的思维导图。不过,比选择工具更重要的,是你在头脑风暴的过程中应当足够放松,给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量,不要太在意质量,不要对自己的想法过早给予评判和质疑,要努力打破常规和思维定式,至于对想法的评价、分析和组织,留给下一步就好了,也就是第四步,组织整理。

在第四步组织整理这个阶段,你要明确项目的关键,将推动项目成功所需的条件整理分类,然后上一阶段不是头脑风暴了吗?再把获得的成果分类填空,在每一类别内部进行评估,形成最佳方案。

最后一步,也就是第五步,采取行动。你要根据确定的方案,妥善分配资源,坚持不懈,直到成功。

举个例子,说明下五段式纵向管理方法的操作过程。假设你准备安排一个饭局,在所有的工作开始前,你先要确定为什么要吃这顿饭,只是为了自己填饱肚子,还是要和老朋友交流感情,或者是想谈成一笔生意。这一步就是目标。目标确定之后,你的脑海里出现了这个饭局的情景,例如,在一家金碧辉煌的商务餐厅,和生意伙伴一边碰杯一边交谈。这一步是前景和展望。如果你认同这种展望,你的大脑就开始自然而然地开动起来思考一些问题,应该选择中餐还是西餐,餐厅的环境好不好,选定的餐厅会营业到几点,人多不多,要不要预定,如何邀请你的生意伙伴,要不要安排车辆,诸如此类。这个时候,你已经进入了头脑风暴的阶段。当你的头脑被问题和想法填满之后,接下来的工作就是组织整理,把饭局成功的条件做一个大概的分类,比如,地点选择,时间安排,流程和细节,再将头脑风暴的成果分门别类地填进去,通过评估形成方案。最后一个阶段,你开始行动了,拿起电话预定餐厅,联系生意伙伴,确定行程,安排车辆,最后收获一个成功的饭局。

按照 GTD 原则,时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担,所以我们要建立工作计划系统,将繁琐的事务赶出大脑,让你轻松愉快地面对眼前工作。而自然计划法的核心,同样也是缓解压力、释放大脑,让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态,自然而然地产生创意思维,想出一个又一个好点子。在这个过程中,不要自我设限,不要过早评价,等到创意想得差不多了,再来考虑整理和执行。

#在家办公的你#在家,面对的是家庭环境,有些人很难进入工作的状态,经常会看看电视,给花草浇水,逗猫遛狗。其次,在工作很容易缺乏和同事的互动沟通,觉得工作比较机械,无聊,没有人味,缺乏成就感和动力。在家办公,工作效率肯定是比较低的,但在疫情的高发期,牺牲效率,换取生命健康,是比较明智的选择。至于未来长期在家办公的可能性,还得指望管理学、组织行为学等学科在如何激发人们工作自驱力上的重大突破。
#全国累计确诊新型肺炎20438例#
以后再也不抱怨堵车了,那才是国泰民安;再也不嫌人潮人海了,那才是繁华大道!
愿山河无恙,人间皆安。 ​ ​

现在是00:14,虽然明天有商业银行和管理学两门考试,但就是暂时还不想睡觉。不过就算我现在关了手机,我应该暂时也还睡不着,会想一些我自己觉得是自己一方小梦想却也不会不知道怎么和人传达的故事。最近想的有点多,我还想到了毕业“北漂”“沪漂”,我想象住地下室可或许真的是眼中有光的自己,想象紧衣缩食没钱花但和爸妈说我很好的自己,还考虑了毕业和爸妈他们要一万元就走,这样我可以短暂好过一点度过第一个月……这些都还很隐约,但却是我近二十年来最认真的思考,当然自己也觉得这份想法里现在我所想的眼中的光超过了一切,可能又是要被他们说我没受过苦瞎搞。我知道这些话我不爱听有不理智的成分,可是我又觉得自己认真的过分。我想,我总不知道怎么去解释,怎么去表述。同时我还不是一个坚定的某件事的追逐者,所以会被动摇,准确来说好像不能说动摇,因为我的好多想法其实从未被动摇,只是后来我长大历经事情,然后自我成熟慢慢改变,我形容不清楚。所以我认真想,还有一年多,如果一年多后的我还是这个想法,那就去试试吧。这算是我对于2020年自己要做的事之一吧,看清自己一些。我告诉自己永远不要再像高考志愿一样,我不知道当初不学金融我会不会后悔,但那样纵然后悔,于自己往后长久人生看来我只会觉得当初的自己做了一个自己很坚持的决定,然后劈了,觉得自己“瞎眼了啊”,我还是逃避不了错了,可我更多的是遗憾。可是没有按照当时自己意愿的选择,我现在更是后悔。觉得对自己来说,我好像可以接受遗憾多一点,因为我从不觉得过去少有遗憾,可是后悔我不能多想,我一想就压抑,然后开始不由得想如果当初那样选择又会怎样,更讨厌的是这时想象的这件事往往出现好的一面,然后情绪涌上心头,久久不能平复。这种后悔感,这三年出现了好多次,所以我以后不会再让自己后悔了,嗯,我要努力不让自己后悔。

现在是2020年的1月24日,点开微博决定按往常“矫情”一下(这差不多是个我近年来最想翻白眼的词了)。发现草稿箱里有段话,以上是去年最后一天写的,太杂乱太无序了。

说完了我身边人最不能理解支持的一趴,说些其他。

今年发生了挺多的事,记得我有次发了条说说“我在天堂与人间斗胆交换,祈求平安”,有算朋友吧来问我是不是发生了什么事怎么了,我告诉他们没事,可是心里早就慌了神第一次那么接近一个家可能的奔溃。

如果我一向独处,这种独处是指那种我是石头里蹦出来的,没有任何牵挂,这样我就什么也无所谓了,可是我既然已经存在就注定不符合这种情况,那么那些事或早或晚总会遇到,那就祈求晚点遇到吧,我再长大点独立点坚强点。

新年的第一个愿望,也是最重要的一个,家人都平安健康吧。以前总说什么万事顺意天天开心,现在就平安健康吧。

不知道为什么这一年我总回望过去一些事,小时候长大的经历,以致于现在养成的个性,进大学以来我遇到的人我的许多不成熟,无法包容他人的不同/无法接受别人那些我所看到的“人性的缺陷”(怎么说?这些形容都不对好像)。但其实现在看来,我觉得都可以接受了,当时好像也没必要那么较真,糊里糊涂不就过去了,如此我竟然有了后悔(想了想,后悔这个词是用的不对的,但是一样的,我还是不怎么形容得出来)。 以后我就知道了,有时候我还是应该不戴眼镜的看这个世界看我的周遭。大家出现,互为老师的相处然后分手实乃恩赐一场。

从放寒假到今天的这段时间我一直都在姐姐家帮忙干活带小外甥,我亲身体验了姐姐结婚后有小孩一边带小孩一边在一个毕竟不如自己家自在的家里生活操持,想如果我也决定在以后的某年某一时刻步入新的人生阶段,那一定要慎重。(当然不是说姐姐不幸福,只是我个人不喜欢这样一种方式而已,当然可能只是,我,现在,不喜欢)

还有什么呢,还是我自己常用的三种情,那下面是友情。

说到这,我心里总绕不过去她,同样一个表情,千人看就有千面。我总还是偶尔想起,当时我给予哪样的表情才是正确的?我自觉在意了她换座位不开心的情绪故而不表现自己对于换位子的满意以便表现得感同身受让她舒缓情绪,然后你看到就认为我不喜欢你,可能这也是一种特殊的缘分吧。想来真的算是特殊缘分,你在初中被人“伤害”,然后高中我成了初中的你,大学我成了高中的你。笑就笑吧,哭就哭吧,无所谓了。

时间真是一个奇怪的东西,我越来越喜欢独处,那种不与人联系的独处,没有了特别喜欢,就不会有什么特别难受了吧。如果你喜欢独处,开始少话,如果另一方不能理解,又发生我高中的那种误解,那就很难相处了。没有猜疑,愿意说就说,不愿意就罢了,但如果你需要,我便在,不曾走远,我们可以各自奔赴前程,各自历经爱恨,但人生的重要时刻都会站在彼此身旁。这便是我如今的观念了。

最近在写小说,希望在今年上半年完成,然后更清楚的看清自己的想法,对于未来规划做出一个不后悔,不,少些遗憾的决定吧。

就这样吧。

新年快乐,家人平安健康。

2020.01.24(共2020字节)


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