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【建立一个清楚的文件系统】
使你的电脑文件井井有条。这和组织有条理的书面文件夹同样重要。如果你想要迅速而轻松地找到文件，那么你就需要一个清楚的文件系统。不管是在个人电脑上还是在一台苹果机上，电脑文件都应存放在文件夹里。而想办法使你的文件夹具有逻辑层次性，这将会使所有的难题变得简单，而且使用起来更加便捷。

做到这一点要求的最简单方法就是建立工程文件夹。这就是为主要的工程、任务、委托人、顾客等所建立的分门别类文件夹。在每一个文件夹里，你要为具体工程的活动建立专门文件夹。

你应该对你的文件夹采取类似的措施，如此你就可以更方便地找到并使用这些文件。

>>>任 务<<<
检查你现在的文件系统——或者你根本还没有建立这么一个系统。重新以一种有逻辑性的方式进行组织，这样你就可以快速而便捷地找到文件了。继续保持那个系统，你就可以在寻找和打开电脑文件方面节约更多的时间。

>>>提 示<<<
使用一个良好、有逻辑性的文件系统，你一天就可以轻易地节约5到6分钟。那么一个星期就是25分钟——一个月就超过3个小时。

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【保持电脑桌面的整洁】
刘杰是我的一个同事，他大部分的工作都在电脑上完成。他有一个很大的显示屏——27寸！真希望我也有一个这么大的。但是我总是感到非常震惊，刘杰竟然真的可以在他的电脑里找到需要的东西。他的电脑桌面，这个你用来放置程序图标和常用文件的电子桌面是彻底地塞满了各种东西。非常彻底！

这个27寸显示屏的每一个角落都塞满了文件的图标——大多数是资料文件，而不是应用程序。把图标放在桌面上是为了便捷以及便于进行修改，而不是用于普通的保存。但是，他的情况却不是如此，刘杰把每一件正在处理的、已经完成的，或者明显将要完成的文件都塞在桌面上。如此，他就不能找到任何一样需要的东西！我曾经见识过，他为了寻找刚刚正在处理的那份文件，整整用了两分钟才能找到桌面上正确的那个图标。多么浪费时间啊！

使你的电脑桌面保持整洁。把软件图标以及正在处理的相关文件放在电脑桌面上，把其他的资料放到“我的文档”中相应的文件夹中。这样，你就可以迅捷地找到需要的东西了。

>>>任 务<<<
查看你的电脑桌面。清理掉堆积起来的文件，它们会使你难以找到需要的资料。接着，每周定期整理。

>>>提 示<<<
不要像刘杰这样做。每一天他都得要浪费5至6分钟来寻找那些就在他眼前的东西！

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【及时更新软件】
最简单并最有效的节约时间的一种方法就是确保你的软件是最新的。使用老旧的软件的确会浪费你的时间。如果你需要转换到不同的文档模式时。却仍然在电脑里使用一个过时的操作系统，或者是使用一个第二、三代的应用程序版本，那么你就很可能在浪费你自己的时间。

大多数最新的应用程序可以做两件事：它们增添了软件的功能，而且加快了速度，并使其更易于操作。这最后一项功能应该是你最渴望的吧。当用户不停地告诉程序更新人员需要的功能后，那么易于操作就会是程序最普通的特点了。所以，程序更新人员找到了一个方法向用户提供需要的功能。每一套新的版本都拥有更多的功能，更易于操作，并且，还减少了完成部分普通功能所需要的时间。

>>>任 务<<<
经常检查你所使用的软件是否已经过时。如果你使用的是老旧的应用程序，那么就去查找新的版本。你会发现，新的程序一般包含了使用常用功能快捷方式的新方法，这将会节约你的时间。所以，如果有需要就更断软件吧。

>>>提 示<<<
不是每一次更新都会是一个有价值的时间节约方法。但是，如果你不研究摸索，你就不会知道效果。即使在几个经常性行为中你只节约了几秒钟，但是，既然这些是经常性的，那么你就是一直在进行这些行为，几秒钟乘以一天中的无数次，那么加起来就会是很多的时间。