《搞定:无压工作的艺术》

[微风]关于作者

戴维·艾伦,美国著名的管理思想家,时间管理领域的世界级权威,GTD 时间管理方法的创始人,被《福布斯》评为美国最优秀管理专家之一。作为一名行政管理培训专家和教育家,他拥有20多年丰富的管理经验,被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一,并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。

[微风]关于本书

时间管理领域的经典名作,首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法,帮助我们解除精神负担,保持大脑良好状态,轻松高效完成工作。

[微风]核心内容

GTD 时间管理体系认为,时间管理的关键,不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率,它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担,帮助大脑保持轻松愉快的状态,从容地面对繁重工作。

[微风]内容简介

我们在工作中基本都会遇到工作量繁重,但是时间、精力又有限的情况,这给我们带来很大压力。你可能一天要写上百封电子邮件,也可能同时在几十个微信群里回复信息,在这种状态下,你的工作状态很难达到最好,还会影响生活的幸福感,所以,越来越多的职场人需要学会时间管理方法。

那么,我们到底要怎么样做时间管理。时间管理管什么?我们用时间管理,想要获得什么样的结果?这些在《搞定Ⅰ:无压工作的艺术》这本书里都给出了很好的答案。

这本书理论体系的关注点,并不仅仅在于通过技术性安排日程来提高工作效率,作者非常深刻地抓住了时间管理的本质目标,那就是管理内心焦虑和精神负担,帮助大脑保持轻松愉快的状态,从容地面对繁重工作。这也是《搞定》这本书的副标题所揭示的信息,它追求一种轻松无压力的工作状态。

[威武]这本书主要包括以下三个重点:

一,GTD 方法认为,时间管理的核心目标在于通过外部工具解除精神负担,保持大脑轻松愉快;

二,如何通过横向管理方法,妥善管理工作流程,建立属于自己的工作计划系统;

三,如何通过纵向管理方法,处理重点工作项目。

[炸鸡腿]第一部分

在社会运转速度越来越快的情况下,人们面临的工作压力越来越大,也越来越普遍,这才产生了对于时间管理技术的迫切需求。不过,人们进行时间管理的基本工具仍然是备忘录、时间表、日程表、工作计划这些东西,很多现代的时间管理学流派,也就将注意力集中在了工作计划上,将时间管理的目标设定为更好地制定工作计划,通过组织整理、统筹优化或是选择优先事项等具体方法,让你的日程变得条理清晰,然后妥善执行计划,达到避免遗漏、提高工作效率和质量的目标。

不过,相比这些流派,戴维·艾伦的 GTD 方法考虑问题要深刻很多。它并不是不重视工作计划,而是在一开始就关注了这样一个根本性的问题:备忘录、时间表、日程表、工作计划,弄出这些东西的目的是什么?只是为了把你杂乱无章的工作任务整理出来吗?GTD 方法并不这么想。它认为,你弄出工作计划,进行时间管理,归根结底是要通过外在的工具和技术,将那些可能让你心烦意乱的工作安排,从你的大脑里移出去,让你的大脑保持轻松愉快,以这种良好的状态去一项一项面对具体的工作内容。只有轻松愉快的状态,才能让你提高工作效率和质量。

GTD 方法做出这样的论断,是基于什么样的理论基础呢?是基于戴维·艾伦对人类大脑弱点的认识。这里面有长期的经验判断,也有脑科学和认知科学的研究成果。虽然人类的大脑极其复杂精巧,但它也并不是无所不能的,也有很多局限。其中一个非常重要的局限,就是大脑很难一边思考,一边记忆。虽然我们常常说理解性记忆比死记硬背要强,就像是小学生背古诗,如果通过思考先想清楚诗句含义,肯定比囫囵吞枣生背效果好,但是,思考和记忆其实不是同时完成的。对你的大脑来说,如果要保持强大的思考能力,去应对工作任务,就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。举个例子来说,如果你一边处理工作任务,一边还要绞尽脑汁去回忆,明天要处理的任务老板是怎么交代的,或是还要去纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成,这种状态难免会让你精神紧张,工作效率和质量也就难以保证了。这就是 GTD 方法要避免的一种状态。

对于人类大脑的这个特性,用电脑来打个比方就更清楚了。电脑用于运算的核心部件是中央处理器,也就是 CPU,然后有个部件和 CPU 相连,叫做随机存储器。需要运算的数据在输入 CPU 之前,以及运算结果从 CPU 输出之后,都需要在随机存储器里短期存储一下。但是,随机存储器不能堆积太多的数据,如果它被填满了,CPU 的运算能力就会急剧下降。手机的情况和电脑是相似的,而人类大脑也是如此,昨天的任务没有处理完,明天的任务需要明确细节,这些占用记忆资源的内容如果堆积过多,就会严重影响大脑的思考能力。

很多时候,繁重琐碎的工作任务之下,让你产生巨大精神压力的,其实主要是事情缠夹不清、搅和在一起的状态。很多时候,工作本身即便有挑战性,如果只需要面对手头的这个任务,其实也还算可以忍受。但如果在处理手头任务的时候,还要想着昨天没弄完的任务怎么收尾、或者明天的任务怎么开头,这种感觉就太可怕了。因此,在繁重琐碎的工作压力下,时间管理的核心目标,就是将这些导致精神紧张、影响大脑思考能力的内容统统赶出大脑,让你不用考虑昨天和明天,始终只需要面对今天的事情,面对手头的工作任务。你的状态比较轻松,注意力比较集中,也就更能够提高工作的效率和质量。

那么,把它们从大脑里赶到什么地方去呢?看看电脑的例子,其实很简单。对电脑来说,要保持 CPU 的思考能力,避免随机存储器被数据填满,就需要不停地将数据从随机存储器转移到硬盘里去。硬盘的功能就是存储和记忆,它来做专业的事情,就可以把 CPU 解放出来,专心致志地完成思考和运算任务。对照电脑的安排,你也应该给你的大脑找一个属于它的硬盘。GTD 方法认为,将工作任务分门别类整理妥当,放在一个内容详细、逻辑性强的工作计划系统中去,就相当于将数据转移到硬盘里存储,为大脑留出充分的思考空间。

衡量这样的一个工作计划系统是否成功,并不在于载体和形式,最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果,其中的关键是,将工作任务整理到这个系统里去之后,你是否真的可以在大脑里摆脱它们。如何才能摆脱呢?有两点要注意。

第一,昨天的工作任务一定要按计划完成,除了那些自己不能控制的特殊情况之外,不应该留下尾巴。昨天的工作留下尾巴,在脑海里挥之不去,就会影响今天的状态。而且,工作留尾巴还有另外一层危害:我们大脑的状态会受到情绪的影响,你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候,就相当于在做一个自我承诺,工作没有按计划完成,就相当于自我承诺没有实现,虽然没有外人来惩罚,但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感,这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担,所以要尽量避免制定不切实际的工作计划,充分考虑自己的能力和任务难度。

第二,明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候,一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能,就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘,意思就是说,你的大脑即使忘了也没关系,因为整理到外脑里的信息是充分的,等到需要的时候,看一眼就可以动手干活。

[炸鸡腿]第二部分

除了提出原则之外,GTD 方法也提供了一整套具体的操作流程,就是如何通过横向管理方法,妥善管理工作流程,建立属于自己的工作计划系统。

GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段,五个阶段循序渐进,构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。五个阶段的步骤依次包括:第一,收集,要收集一切与工作相关的事务与信息;第二,理清,要理清每个项目的意义和相关措施;第三,整理,要组织整理形成工作清单,提出选项;第四,回顾,要进行思考回顾,保障系统的有效运行;第五,执行,要着手行动,全身心地投入工作中。

这五个步骤并不复杂,我们在每天日常的工作和生活中,可能已经不自觉地运用了这套方法。设想这样一种情形,朋友前来拜访,你准备给他做顿饭,而这个时候厨房里一团糟,你会怎么处理呢?首先,你要确定所有需要妥善放置的东西,食材、调料、厨具、垃圾,这一步是收集;然后,你决定哪些要扔掉,哪些要留在原处,哪些应当重新摆放,这一步是理清;接下来,你根据要做的菜,将不用的东西放回冰箱和柜子,要用的东西摆放在顺手的地方,青菜放在水池中清洗,垃圾扔进垃圾桶,这一步是整理;然后你核对一下准备的食谱,看看手头材料和工具是否齐备,这一步是回顾;最后,点火,起锅,开始做饭,这一步就是执行。

[炸鸡腿]第三部分

你在运用横向管理方法整理工作计划的时候,有时会遇到一些相对复杂和棘手的工作,需要集中力量突破,还需要经历不同的处理步骤。GTD 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为项目,项目往往是你工作日程中的重点和难点。同时,GTD 方法也提供了针对这类重点工作项目的操作指南。如何通过纵向管理方法,处理重点工作项目。这种方法符合大脑处理工作的自然过程,也称为自然计划法。

纵向管理方法也分为五个步骤。

第一步是定义目标和原则,既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标,也要明确在处理这项工作项目的过程中,你所遵循的原则和价值观。

第二步是展望结果,描绘前景。工作项目成功之后,将会是一幅什么样的景象,你应当在大脑里清楚勾勒出来,而且能用语言清晰描述出来。

第三步是头脑风暴。有了目标,有了关于未来成功的景象,在足够放松的状态下,你的大脑就开始自动运转,产生一个一个的想法,这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具,帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果,比如这几年我们耳熟能详的思维导图。不过,比选择工具更重要的,是你在头脑风暴的过程中应当足够放松,给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量,不要太在意质量,不要对自己的想法过早给予评判和质疑,要努力打破常规和思维定式,至于对想法的评价、分析和组织,留给下一步就好了,也就是第四步,组织整理。

在第四步组织整理这个阶段,你要明确项目的关键,将推动项目成功所需的条件整理分类,然后上一阶段不是头脑风暴了吗?再把获得的成果分类填空,在每一类别内部进行评估,形成最佳方案。

最后一步,也就是第五步,采取行动。你要根据确定的方案,妥善分配资源,坚持不懈,直到成功。

举个例子,说明下五段式纵向管理方法的操作过程。假设你准备安排一个饭局,在所有的工作开始前,你先要确定为什么要吃这顿饭,只是为了自己填饱肚子,还是要和老朋友交流感情,或者是想谈成一笔生意。这一步就是目标。目标确定之后,你的脑海里出现了这个饭局的情景,例如,在一家金碧辉煌的商务餐厅,和生意伙伴一边碰杯一边交谈。这一步是前景和展望。如果你认同这种展望,你的大脑就开始自然而然地开动起来思考一些问题,应该选择中餐还是西餐,餐厅的环境好不好,选定的餐厅会营业到几点,人多不多,要不要预定,如何邀请你的生意伙伴,要不要安排车辆,诸如此类。这个时候,你已经进入了头脑风暴的阶段。当你的头脑被问题和想法填满之后,接下来的工作就是组织整理,把饭局成功的条件做一个大概的分类,比如,地点选择,时间安排,流程和细节,再将头脑风暴的成果分门别类地填进去,通过评估形成方案。最后一个阶段,你开始行动了,拿起电话预定餐厅,联系生意伙伴,确定行程,安排车辆,最后收获一个成功的饭局。

按照 GTD 原则,时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担,所以我们要建立工作计划系统,将繁琐的事务赶出大脑,让你轻松愉快地面对眼前工作。而自然计划法的核心,同样也是缓解压力、释放大脑,让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态,自然而然地产生创意思维,想出一个又一个好点子。在这个过程中,不要自我设限,不要过早评价,等到创意想得差不多了,再来考虑整理和执行。

《文心雕龙》小故事(52)
①思表纖旨,文外曲致;言所不追,筆固知止。
Ⅰ:此言,文思、文辭以外的細微意旨,筆墨所難言;
‖:王元化《神思篇-杼軸獻功》:作家往往在作品中,對於某些應該讓讀者知道的東西,往往略而不寫,或寫而不盡,用極節省之筆墨去點一點暗示一下,这並不是他們吝惜筆墨,而是為了喚起讀者想象活動。這種文藝作品中,經常出現的現象,就是“思表……知止”;
Ⅲ:清人葉燮《原詩》:作詩者實寫理、事、情,可以言言、可以解解,即俗儒之作。惟不可名言之理、不可施見之事、不可徑達之情,則幽眇以為理,想象以為事,惝恍以為情,方為理至、事至、情至一語……可言之理,人人能言之……必有不可言之理,不可述之事,遇之於默會意象之表,而理與事無不燦然於前者也;
【拙見:中華文化於一切事物,皆詩話之。文論如彥和者、人情所紅樓者、書法藝術,乃至生活器物之美,不僅僅是實用,人人皆可見的道理,蓋升華到美學方面,引發你對美之無限遐想,豐富你的身心,是何其豐厚之見解。

最近熱議之中醫,出發點:人也。關懷者,肉體乎?乃心靈也!仲景《傷寒論》之辯證思維,放到今天依然有可取、可思處。蓋,哲學思維,感受思維,影響之大,我們如何能淺薄視之?況乎我們民族最美哲思之文學乎?】

#文谈[超话]#【诗词趣读[挤眼]】——最焦虑的年龄


陆游

早岁那知世事艰?中原北望气如山。

楼船夜雪瓜洲渡,铁马秋风大散关①。

塞上长城空自许,镜中衰鬓已先斑。

《出师》一表②真名世,千载谁堪伯仲间?

简注
①楼船夜雪瓜洲渡,铁马秋风大散关:这是追述25年前的两次抗金胜仗。宋高宗绍兴三十一年(1161年)冬,金主完颜亮率大军南下,企图从瓜洲渡江南下攻建康(今南京),被宋军击退。第二年,宋将吴璘从西北前线出击,收复了大散关。瓜州,在今江苏邗江南大运河入长江处,为江防要地。大散关,在今陕西宝鸡西南,是军事重地。
②出师一表:即诸葛亮《出师表》。

人总是受制于时代,受制于命运,受制于自我的选择,受制于生命的年轮。

此诗是宋孝宗淳熙十三年(1186年)春陆游居家乡山阴时所作。陆游62岁,在古代,他也算是个高龄老人了。被黜在野,赋闲在乡,原本是个享受悠闲的年纪。含饴弄孙,天伦之乐;种草莳花,田园之趣。

但他是陆游,这决定了他“鬓虽残,心未死”。这位有着“上马击狂胡,下马草军书”志向的老诗人,始终放不下的,依然是那丢失的国土;始终忘不了的,依然是侵略者铁蹄下的人民。“胡未灭,鬓先秋,泪空流”,年龄让他焦虑,衰老让他悲伤。想那山河破碎,中原未收而“报国欲死无战场”,又感于世事多艰,奸人误国而“书生无地效孤忠”,禁不住一腔热血,满腹悲愤。

“书愤”者,书写胸中郁愤之情也。

“早岁那知世事艰,中原北望气如山。”焦虑的人总是热衷于回忆昔日的风华,在回忆中平复内心的波澜。“早岁”的记忆,始终刺激着年老的陆游。那时的诗人,虽然涉世未深,不知世事之艰难,但他年轻,健康,有豪情万丈的资本,有条件壮志凌云。这个资本就是年轻,这个条件就是生命。他以“塞上长城”自许,虽然轻狂,但年少而气盛,即便肤浅,也还是底气十足。而今,已是花甲老人,回首往事,真是感慨万端。这中间又有多少怨恨、无奈与遗憾!抗金复国,这是何等光明正大的伟业,却不想在当朝成了禁忌和罪过。“遗民泪尽胡尘里,南望王师又一年”,一年一年又一年,青春蹉跎,功业无望;国运乖戾,江河日下。

“楼船夜雪瓜洲渡,铁马秋风大散关。”班超投笔从戎,向被传为佳话;年轻的陆游,也有幸投身军旅,在抗金前线体验过那杀伐之气。陆游一向以此为自豪,夜深人静的时侯,他仿佛又听见了瓜洲渡口战马的嘶鸣,看见了在大散关披坚执锐、战死沙场的战友。“楼船”与“夜雪”,“铁马”与“秋风”,这些典型的军旅意象,流淌在他生命的河流中。

人的成长其实是一个不断积累记忆的过程,也是一个不断选择、整合和修正记忆的过程。记忆如同死水微澜,生命中的点点滴滴都沉淀在其中,唯有那些最能拨动心弦的细节,才能掀起狂澜。在陆游的生命中抗金复国,一直是个挥之不去的意念。他将自己的诗集命名为《剑南诗稿》,将自己的词命名为《渭南词》,这就是他的记忆。辉煌的过去与寂寞的眼前,形成了刺目的对比。陆游的愤懣与痛苦,多源于此。

“塞上长城空自许”,一个“空”字,道尽了诗人无限的焦虑、悲哀和愤懑。这个“空”,既是对生命的感慨,也是对历史的哀鸣。陆游是典型的传统文人,有着强烈的忠君报国志向,将个人的价值与国家的命运紧密联系在一起,使命感与价值感都很强。这样的人,要么享受建功立业、功成名就的荣耀,要么承受“老大徒伤悲”的悲苦,他们对年龄特别敏感,对时间特别在意,对功名特别看重,而对那日常的、安宁的、俗世的幸福,却难有享受的闲心和机会。所以,被贬在乡,依然远望江河,思念疆场;怅惘古今,念叨的依然是诸葛丞相的“出师一表”。

他究竟是羨慕古人,还是自我伤怀呢?

其实,换个角度想,陆游还是很幸福的。毕竟他有如椽之笔,毕竞他有如此才情,毕竟他有一颗不老的心。“空”,来自于“有”;失落,缘于曾经的追求。你看,他用以自比的,也不是庸碌之人,却是那千古名相诸葛亮。诸葛亮也是个立志“恢复”的人。他辅佐刘备,意图中原,恢复汉室,为此鞠躬尽瘁,死而后已,虽凤愿未了,抱憾而终,但归根到底,还是永垂不朽,千古流芳。

选择了远方,就选择了流浪。志在高远,生命注定孤独。

陆游至死没有放弃“征伐恢复事”的愿望,至死也未能了却这个“夙愿”。这是他的悲哀,也是他的时代的悲哀。那一代人,从辛弃疾、岳飞到陈亮、文天祥,就这样在历史的浪潮中,带着夙愿未了的遗憾走了。

当他们彻底摆脱了时光与年轮的焦虑之后,他们就被时间牢牢地刻在历史的丰碑上。[鲜花]

——摘自《古典诗歌的生命情怀》


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